Organizar un evento con éxito implica una cuidadosa planificación y ejecución.
Por ello, las empresas y agencias que los organizan tienen claros los siguientes puntos para no cometer errores.
¿Te interesa cómo organizar y gestionar eventos? Aquí te dejamos 10 pasos clave para tener éxito.
1. Define los objetivos para tu evento
Antes de comenzar cualquier planificación, es crucial establecer los objetivos y propósito de tu evento.
¿Qué esperas lograr?
¿Quiénes son tus audiencias clave?
¿Cómo vas a conseguirlo?
Dar respuesta a estas preguntas es muy importante para saber hacia dónde vas y qué quieres conseguir, además te permitirá trabajar el evento de una manera más estratégica y fluida.
2. Elige la fecha y ubicación del evento
Selecciona una fecha que sea conveniente para público, y asegúrate de reservar un lugar que se ajuste a tus necesidades logísticas, el formato y el presupuesto.
Además, todo esto es importante para poder anticiparse a cualquier contratiempo: falta de disponibilidad, características del lugar y fecha, presencia de personas importantes, etc.
En ALETREO cuidamos cada detalle, contrastando agendas de medios, figuras políticas, dirección de la empresa, público objetivo, etc.
En el momento de la organización del evento, no solo es importante tener en cuenta la dimensión que quieres alcanzar respecto a lo que quieres crear y las personas que quieres que asistan, también es importante tener un ojo puesto en el contexto y la situación.
Aunque es difícil estar al tanto de todo, es conveniente saber si se pueden dar otras jornadas similares en las mismas fechas que puedan solapar la tuya, e incluso conocer los días y fechas donde hay mayor o menor presencia de eventos, y aquellas fechas en las que está prohibido hacerlos, porque las posibilidades de fracaso son mayores.
(Nunca un evento corporativo un viernes o en agosto, por ejemplo)
3. Diseña un plan de marketing específico para la difusión del evento
Crea una estrategia de marketing sólida para promocionar el evento y alcanzar a tu público objetivo.
Utiliza las redes sociales de forma orgánica y de pago, email marketing, y otros canales de comunicación para generar interés y aumentar la asistencia.
Lleva a cabo la comunicación durante los meses previos, así como al finalizar, con contenido que refuerce la experiencia del usuario.
Comunicar cada aspecto y retransmitir en tiempo real en redes sociales hará que puedan vivir la experiencia, parte de la audiencia que no ha podido asistir, creando así la necesidad de ir a una futura edición.
A su vez, crear hashtags hará que puedas recopilar las publicaciones de los asistentes. Consiguiendo así más visibilidad e incentivando la interacción. Algo imprescindible si queremos que tenga una repercusión online.
4. Selecciona proveedores y servicios adecuados y de confianza
Desde el elemento más pequeño o la decoración, hasta el catering, asegúrate de elegir proveedores de confianza que puedan cumplir con tus expectativas y necesidades específicas.
Según Eventbrite, «el presupuesto se desglosa por marketing y promoción (43%), oradores y talentos (32%), materiales impresos (29%), lugares (18%)».
5. Gestiona la logística para tu evento
Coordinar la logística es fundamental.
Organiza el transporte, estacionamiento, registro de asistentes, y cualquier otro detalle logístico para garantizar una experiencia sin contratiempos.
Para ello, se crean documentos en los que los organizadores del evento se apoyan y pueden controlar qué pasa en cada momento.
6. Prepara un programa detallado del evento
Diseña con antelación un programa detallado que incluya horarios, presentadores, actividades y cualquier otro aspecto relevante del evento.
Esto ayudará tanto a mantener el evento organizado y en tiempo, como para los asistentes, ya que les será mucho más fácil saber qué pasa en cada momento del evento.
7. Ofrece contenido relevante para la audiencia
Genera contenido interesante y relevante para tu audiencia antes, durante y después del evento.
Esto puede incluir publicaciones en redes sociales, videos promocionales, y seguimiento post-evento.
Para ello es importante contar con profesionales de la fotografía y vídeo, para poder tener la máxima calidad posible y proyectar la mejor imagen del evento.
8. Garantiza una buena experiencia para los asistentes
Desde la recepción hasta la despedida, asegúrate de que tus asistentes se sientan valorados y bien atendidos.
Proporciona comodidades, actividades interactivas, y, como no, oportunidades de networking, ya que es una de las cosas que los asistentes más valoran.
9. Gestiona el seguimiento
Al finalizar, realiza un seguimiento con los asistentes, recopila comentarios y evalúa los resultados.
Esto te ayudará a mejorar de cara a futuros eventos y mantener una relación cercana con tu audiencia.
Mide con indicadores los resultados obtenidos y si se ha conseguido el objetivo para extraer conclusiones y puntos de mejora.
Te damos un ejemplo.
Un indicador para medir el impacto que ha tenido el evento en redes sociales pueden ser los hashtags. Nos permiten obtener un perfil concreto sobre el público que ha asistido y nos ayuda a saber quiénes han sido los participantes más activos.
10. ¡Celebra el éxito!
Tras analizar los resultados, celebra los logros y aprendizajes obtenidos durante la organización del evento.
Reconoce el trabajo del equipo y los esfuerzos de todos los involucrados.
En ALETREO, llevamos 10 años organizamos eventos memorables que destacan la esencia de tu marca y conecten con tu audiencia.
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