Nos ocurre de forma recurrente. Llegan a la agencia directores de comunicación que tienen un problema con sus portavoces: no saben comunicar, y además, no le dan importancia a mejorar cómo lo hacen. Y es que en un mundo saturado de información, donde la rapidez y la transparencia son más esenciales que nunca, las marcas y las organizaciones se enfrentan al reto de la comunicación auténtica, eficiente y sobre todo, eficaz.
Pero, ¿cómo lo deben hacer los portavoces de una empresa o institución para que su mensaje llegue de forma clara, precisa y alineada con los valores de la organización?
La respuesta está en algo tan fundamental como transformador: la formación de portavoces.
Recientemente, el II Barómetro Aletreo de la Comunicación ha lanzado datos reveladores que nos invitan a reflexionar sobre el impacto que tiene la preparación adecuada de los portavoces en la imagen de las empresas y la confianza del público. Este barómetro no solo revela cifras, sino que nos ofrece una visión clara sobre lo que realmente marca la diferencia en un mundo donde cada palabra cuenta, especialmente cuando las audiencias son más exigentes y las redes sociales amplifican todo.
El Barómetro Aletreo: Datos que nos hablan de la realidad
Los datos extraídos del II Barómetro muestran que el 80% de las crisis de comunicación que afectan a las empresas hoy en día se podrían haber evitado con una correcta preparación de los portavoces. La habilidad de manejar mensajes en momentos clave, o incluso en situaciones complejas, no solo define la narrativa pública, sino que puede fortalecer o destruir la reputación de una marca en cuestión de minutos.
Más de la mitad de los portavoces consultados admitieron no haber recibido nunca formación específica en gestión de crisis, aunque reconocen que es una de las áreas más críticas en su rol.
¿Por qué, entonces, seguimos viendo empresas que se enfrentan a situaciones de comunicación que escapan a su control? La respuesta está en la falta de entrenamiento constante y en la creencia errónea de que la habilidad para comunicar es algo que se tiene de manera innata.
Formación de Portavoces: Un imperativo estratégico
En un escenario donde la inmediatez define las decisiones, formar portavoces no es una opción, es una necesidad. Cada intervención pública, cada conferencia, cada publicación en redes sociales o cada comentario que hace un portavoz de una marca tiene el potencial de crear una conversación masiva o de volverse viral. Si el mensaje no está bien estructurado, claro y alineado con los intereses y valores de la empresa, puede ser contraproducente.
El II Barómetro Aletreo pone de manifiesto la desconexión entre la teoría y la práctica. Si bien muchas organizaciones invierten en formación técnica y en mejorar sus infraestructuras, el desarrollo de las habilidades comunicacionales de los portavoces sigue siendo una asignatura pendiente. Esto se traduce en intervenciones improvisadas, mensajes que no reflejan con precisión los valores de la organización y, lo más grave, una pérdida de confianza por parte del público.
¿Qué aporta la formación de portavoces?
- Dominio de la Narrativa: La formación permite que los portavoces sean verdaderos narradores que no solo transmiten información, sino que también humanizan la marca. Son ellos quienes crean un vínculo emocional con el público, y esa relación puede ser decisiva cuando se trata de fidelizar audiencias o manejar crisis.
- Gestión de Crisis: Tener portavoces entrenados en gestión de crisis puede ser la diferencia entre la recuperación y el daño irreparable. Un portavoz que sabe qué decir y cómo decirlo en situaciones de emergencia puede restablecer la confianza en los primeros momentos, sin dejar espacio a la incertidumbre.
- Autenticidad y Transparencia: Un portavoz bien formado sabe que la autenticidad es clave. Hoy más que nunca, las audiencias valoran la sinceridad y la transparencia. Si un portavoz logra transmitir estos valores en sus intervenciones, no solo construye una imagen positiva de la empresa, sino que fortalece la relación con los clientes y stakeholders.
- Capacidad de Adaptación: En la era de los medios digitales y las redes sociales, un portavoz debe ser ágil y estar preparado para reaccionar rápidamente a comentarios, preguntas y situaciones inesperadas. La formación continua asegura que los portavoces se mantengan actualizados y sean capaces de adaptarse a cualquier entorno mediático.
¿Cómo se logra una formación eficaz de portavoces?
La respuesta es simple: a través de entrenamientos prácticos y simulaciones reales. El objetivo es que los portavoces se enfrenten a escenarios que simulen las presiones y los desafíos reales de la comunicación pública. De esta manera, no solo aprenden a manejar la teoría, sino que también desarrollan la confianza y la rapidez para responder con claridad y coherencia.
Un programa eficaz debería incluir:
- Técnicas de entrevista y manejo de medios.
- Gestión de redes sociales y plataformas digitales.
- Simulaciones de crisis y cómo afrontar situaciones adversas.
- Entrenamiento en lenguaje no verbal y expresión.
En resumen, el II Barómetro Aletreo nos recuerda que la formación de portavoces es un factor estratégico clave para cualquier organización que quiera tener éxito en su comunicación. No es solo un gasto, sino una inversión que repercutirá positivamente en la confianza pública, en la cohesión interna y, por supuesto, en la reputación de la marca.
En definitiva, la comunicación no es solo una cuestión de lo que se dice, sino de cómo se dice. Y para ello, la preparación es la clave. Las empresas que invierten en formar a sus portavoces estarán mejor posicionadas para enfrentar los desafíos del futuro y aprovechar las oportunidades que se les presenten.
Y tu empresa, ¿tienes a sus portavoces entrenados?
