¿Cuáles son los ingredientes de un evento perfecto?
Los eventos empresariales son una de las acciones con mejor retorno que existe en comunicación.
Pero lograr un buen evento, tiene una gran dosis de organización, una pizca de suerte y algunos gramos de paciencia.
A la hora de organizar un buen evento, solo hace falta buscar la ‘excusa’ de comunicación adecuada: puede ser un tema de máximo interés, un aniversario (cumplir años da mucho juego), la organización de unos premios o, sencillamente, un encuentro con clientes.
Pero lo verdaderamente importante es saber exactamente para qué organizamos el evento. Y luego, ‘cocinar’ el mismo, añadiendo una serie de ingredientes que nos ayudarán a lograr un evento de 10.
En la fase previa es cuando realmente estamos asegurando el éxito del evento. Es el momento de tomar importantes decisiones y de pensar qué acciones hay que llevar a cabo para que nada falle:
1. Definimos objetivos del evento: por qué y para qué lo organizamos
2. Contenido del evento: quiénes participarán, qué comunicarán y cómo lo harán.
3. Asistentes: Definir a quiénes nos dirigimos, qué personas esperamos que asistan.
4. La fecha y horario: es una de las cosas más importantes a decidir de forma previa. Debemos evitar días previos y posteriores a festivos, y momentos en los que haya otros eventos previstos.
5. El lugar: es fundamental tenerlo cerrado de antemano. Deberemos valorar qué tipo de evento vamos a hacer, asistentes previstos, servicios que necesitaremos, localización y acceso y si podemos acceder previamente a montar
6. Permisos y licencias. La gestión de los trámites con las diferentes administraciones públicas nos ayudará a evitar disgustos de última hora.
7. Presupuesto: Es otra de las cosas a tener en cuenta desde el principio. Puede ser que no lo tengamos cerrado del todo, pero debemos tener claro cuáles son los mínimos que necesitamos y hasta dónde podríamos llegar.
8. Timming o escaleta: La planificación es fundamental en el evento, debemos tener claros los deadline, saber qué cosas debemos decidir en cada momento, y qué aspectos requieren de más tiempo.
9. Equipo: Desde que comenzamos a organizarlo, los componentes del equipo deben estar bien definidos, así como las funciones de cada uno de ellos.
10. Producción del evento e imagen: Para que un evento sea exitoso, requerirá de unos mínimos de imagen y producción (cartelería, photocall, etc), que deberemos tener previstos desde el inicio del mismo.
11. Comunicación y difusión del evento: tenemos que planificar qué acciones con medios de comunicación y otros canales como redes sociales debemos llevar a cabo.
12. Posible regalo/detalle a asistentes: Debemos plantearnos con suficiente antelación qué ofreceremos a los asistentes, si es que hay algo importante que ofrecer. Puede ser algún tipo de recordatorio personalizado.
Cuando llega el evento en sí, es el momento de repasar que nada falle.
Ese día, es preferible repasar y ensayar y hacer varias reuniones de coordinación.
Durante el mismo, debe haber un responsable de que nada falle y si eso ocurre, saber como solucionarlo.
El evento en sí es el momento de captar clientes, hacer networking y atacar los objetivos planteados.
La atención a medios y autoridades no debe dejarse al azar y debe estar prevista.
Por último, a partir del día siguiente, comienza la fase posterior, donde agradeceremos a los asistentes que hayan venido, y haremos la revisión de los objetivos planteados, para ver si se han cumplido o no. Y es que el éxito del evento comienza meses antes, cuando estamos pensando cómo será.
Por eso, y en definitiva, en ALETREO, nos gusta emplear los mejores ingredientes, aquellos de mayor calidad: experiencia, saber hacer, buenas relaciones con los medios, precisión y un chorrito de alegría, porque pase lo que pase, nuestro equipo nunca pierde la sonrisa.
Y TÚ, ¿QUIERES QUE TU EVENTO SEA UN ÉXITO?
- Amparo Cervantes Zacarés | CEO de ALETREO | amparo@aletreo.com
