La crisis sanitaria sin precedentes que estamos viviendo también ha traído consigo otro fenómeno derivado del obligado aislamiento al que se ha sometido la población mundial: las jornadas online a las que ya hemos asimilado el concepto anglosajón de WEBINAR.

De hecho, estamos viviendo una auténtica revolución del formato, con infinidad de modelos: congresos, jornadas, debates, mesas redondas, desayunos, cafés tertulia…. Al fin y al cabo, una adaptación de lo que hubiéramos hecho en la realidad en un formato presencial, eso sí, con la gran desventaja de no poder llevar a cabo un buen networking antes, durante y después de este tipo de acciones.

¿Y qué está pasando? Que en algunos casos, la necesidad ha hecho que se estén organizando muchos webinar sin base, ni contenidos adecuados, ni medios, ni unos resultados muy orientados. Esto da una sensación muy negativa a los asistentes, que pueden llegar a pensar que la organización de esta actividad es una actividad puramente comercial, poco productiva y que nunca más repetirán contigo.

Por la red figuran miles de artículos relacionados con pautas y claves para organizar un Webinar. En este artículo vamos a contar siete aspectos muy básicos de nuestra experiencia organizando este tipo de eventos y asistiendo, con el fin de que puedas tenerlos en cuenta para no fracasar en este webinar.

 

1. PLANTÉATE LOS OBJETIVOS

Parece mentira que a estas alturas sigamos diciendo obviedades, pero la realidad de muchas acciones que se encuentran en la red, ya solo con la comunicación previa para que te inscribas, te dan una sensación de ser puramente comerciales. Por tanto, suponen una barrera para que asistan a tu evento.

Sabes mucho de tu negocio y tus clientes quieren que compartas con ellos tu conocimiento, pero tienes que plantearte tanto un objetivo didáctico como de qué quieres conseguir con esta actividad. Tu objetivo también será que el webinar no sea eterno, los asistentes pulsarán uno tras otro el botón de “finalizar sesión” totalmente despavoridos. Menos tiempo es más en este tipo de webinars. ¡No lo confundamos con cursos online!

Responde a las preguntas:

– ¿Qué aprendizaje clave quiero que mi audiencia tenga clara tras la realización del webinar?

– ¿Qué quiero conseguir concretamente con esta acción?

– ¿Cuánto tiempo necesito para que alcancemos los objetivos?

 

2. CONVOCA A TUS CLIENTES ACTUALES Y POTENCIALES

Tienes que hacer un esfuerzo importante en difundir tu convocatoria. Es decir, no te limites a poner un tweet y esperar a que “suene la flauta”. Empieza por tu base de datos de clientes, algunos hará tiempo que no saben nada de ti y si les ofreces un contenido interesante, útil en los tiempos que corren, y de valor, seguro que se pasarán por tu aula virtual para verte.

Aprovechas las redes sociales para informar a tus contactos que vas a hacer el webinar, eso sí, ¡no llames a tu tío ni a tu primo que nos les interesa absolutamente nada! Traza una estrategia de comunicación para el antes y para el después del Webinar.

 

3. USA HERRAMIENTAS PROFESIONALES

El Webinar debe estar concebido para que sea en directo, lo que complica un poco la situación. Si vas a llevar a cabo un evento online de estas características, lo mínimo que tienes que hacer es contar con herramientas profesionales, una conexión con ancho de banda muy alta durante el evento y practicar con ellas antes del día y la hora elegido.

Cualquier fallo en este sentido hará que pierdas a los asistentes en la primera desconexión, que la gente se enfade porque piense que está perdiendo el tiempo. Por ejemplo: no usemos un zoom gratuito que a los 40 minutos nos echará de la sesión. Además, asegúrate de tener un gran número de plazas disponibles para no perder ninguna oportunidad y no tener que dejar gente fuera, sobre todo si lo haces gratuito.

¿Cuál es la mejor? En el post sobre Herramientas digitales para comunicarse en tiempos de COVID-19 podéis encontrar todo tipo de aplicaciones para establecer canales de comunicación, que pueden ser usadas como salas de conferencias y webinar.

 

4. RODÉATE DE COLABORADORES

Tu red de contactos es muy amplia. A veces tener un buen partner te puede llevar más lejos, o incluso abordar nuevos contactos. Proveedores, asociaciones, colectivos, organizaciones con las que puedes coorganizar un webinar, y donde puedes ayudar a llevar tu mensaje y a que aprendan algo que te interesa para que entiendan mejor tu negocio. O bien algún colega de servicios complementarios al tuyo con los que poder hacer alguna venta cruzada. ¡Ponle ingenio al asunto!

 

5. PREPÁRATE LA CHARLA Y ¡A ENSAYAR!

No dejemos nada al azar. Cuando vemos a un conferenciante dominar la escena, el tempo de las palabras, cómo hila todo, es porque probablemente sea la vez número cien que repite esa misma presentación. A base de ensayo y ensayo, cada vez nos saldrá mejor.  Y este es un formato en el que estás cara a cara con…un aparato electrónico, lo cual dificulta más la comunicación (especialmente la no verbal, tus gestos y movimientos).

Prepara una presentación lo más visual posible, mete un concepto o dos como mucho en cada slide para compartir y casi nada de texto. Ten en cuenta que tu auditorio tiene una pantalla en la que tiene que verte. No nos gusta que nos llenen la pantalla del ordenador de texto. Si tenemos que darle al asistente más información, podemos añadir la posibilidad de descargar una presentación con todo el texto que os haga falta en una llamada a la acción posterior en la que también pulsaremos si hay interés o no por todo lo que les hemos dicho.

 

6. NO SEAS OPACO Y DEJA QUE PREGUNTEN

No se te puede pasar por la cabeza que, por temor a lo que nos puedan preguntar, hagamos un webinar sin cuestiones de los asistentes. Para eso, haces un vídeo que no sea en directo.

Que no te quepa duda de que lo mejor que te puede ocurrir después de una charla presencial u online es que te pregunten. Si nadie lo hace, te quedará una sensación de que no has llegado a tocar la fibra de la gente y no tiene inquietudes, por tanto nadie se interesará por contactar contigo posteriormente.

Tienes que habilitar un sistema para preguntar. En el caso de que sean varios ponentes, la figura del moderador es fundamental para poder ir dando paso a las preguntas, o ir filtrando cada una de ellas. Si hay muchos asistentes, el moderador filtrará las más importantes, pero dirá que todas las preguntas se van a responder y se van a publicar con sus respuestas a modo de resumen en tu página web, con lo que tendrás una nueva oportunidad de que te visiten nuevamente.

 

7. MIDE, EVALÚA Y SACA PARTIDO AL WEBINAR

Como decíamos antes, aquí no tenemos tiempo para el networking. Debes aprovechar para pulsar la opinión de los asistentes, qué les ha parecido tu actividad, si creen que necesitan ampliar conceptos, etcétera. Para ello, algunas de las herramientas que os comentamos en el apartado anterior, incluyen sistemas de encuesta que puedes utilizar para automatizar procesos.

También es importante que compartas la presentación de la jornada con los asistentes, y que dejes tu contacto para profundizar en dudas que se puedan resolver. Y finalmente, si has tenido invitados que han lanzado noticias interesantes, puedes plantearte difundir los resultados a los medios, puesto que pueden estar interesados en darlos a conocer.

Si tienes en cuenta estos aspectos básicos, ya habrás superado el primer curso de organización de Webinars. En ese momento, estarás preparado para seguir recibiendo consejos para mejorar toda la operativa del webinar.

 

Desde ALETREO somos expertos en la organización de eventos y llevamos tiempo organizando estas sesiones tanto en directo como de forma online, y podemos ayudarte a utilizar esta herramienta potente de marketing y comunicación de forma efectiva en el antes, durante y después de cada evento.