Con la llegada y el asentamiento del COVID-19, la sociedad ha experimentado cambios en su rutina diaria. Y, aunque sabemos que no es fácil asimilar una situación como esta, las empresas debemos adaptarnos rápidamente al cambio con el fin de no quedarnos estancados.
Algunas organizaciones han tenido que parar su actividad de pleno porque el confinamiento no le ha permitido realizar el trabajo desde sus hogares. Sin embargo, otras hemos tenido la suerte de seguir ofreciendo nuestros servicios gracias al acomodamiento de nuestras acciones y sumarnos al teletrabajo con las herramientas necesarias.
Aún así, esta práctica no está muy extendida en nuestro país, ya que como bien afirma un reciente estudio del INE recogido en EPData, solo un 8,3% de los ocupados en España realiza teletrabajo (alrededor de 2 millones de personas).
Como consecuencia, muchas compañías no han estado preparadas para adaptarse a dicho cambio. Y, por este motivo, desde ALETREO hemos reunido las principales herramientas digitales que facilitan el teletrabajo a los empleados y que permiten que sean igual de eficientes que en su puesto de trabajo habitual.
Para comunicarse entre el equipo
Según la preferencia que se tenga, podemos diferenciar entre 4 herramientas de mensajería instantánea que harán más ágil la comunicación entre los empleados. Deja atrás el correo electrónico como medio principal de comunicación, ya que puede generar un retraso en las contestaciones.
Slack
Es una herramienta que permite trabajar de manera colaborativa entre las personas y que reúne la información y las herramientas adecuadas para hacer su trabajo. Además, facilita su acceso desde un ordenador o aplicación móvil. Entre sus principales características, permite:
- La creación de canales para ordenar los equipos, clientes o proyectos.
- Los miembros de cada canal se pueden unir y salir del canal cuando lo deseen.
- Los hilos en las conversaciones permiten separarlas para que no se mezclen entre ellas.
- Realizar llamadas de voz o vídeo y compartir la pantalla de cualquier miembro en la conferencia.
- Compartir documentos de cualquier tipo: PDF, JPG, Word, Excel…
Hangouts
Cabe diferenciar entre los dos tipos que ofrece Google a través de G Suite:
- Hangouts Chat: es una aplicación de mensajería que permite a los equipos trabajar desde un solo lugar. También permite agrupar los proyectos de trabajo por salas para que no se concentren todos en uno. Además de compartir archivos con el resto del equipo.
- Hangouts Meet: permite realizar videoconferencias para facilitar las reuniones que requieren de una comunicación más directa.
Microsoft Teams
Es el centro para el trabajo en equipo de Office 365. Facilitan su acceso desde la conexión con la aplicación móvil o desde el ordenador. Entre sus principales funciones, admite:
- Chatear y realizar reuniones desde cualquier lugar.
- La creación de equipos para diferenciar entre los clientes, departamentos de trabajo… siempre al gusto del usuario.
- Y enviar documentos de manera instantánea.
Es uno de los canales más conocidos por excelencia entre todos. Como bien sabemos, permite realizar llamadas de vídeo o audio, además de mandar mensajes, documentos…
Para hacer reuniones
Aunque las herramientas mencionadas anteriormente permiten realizar reuniones, las siguientes aplicaciones están diseñadas específicamente para que te reúnas con tu equipo de trabajo.
Facebook Messenger
Es una aplicación derivada del conocido Facebook. Puede albergar hasta un total de 60 participantes y sólo 6 de ellos pueden estar conectados con cámara, mientras que el resto lo hacen con audio. Es indispensable tener un perfil activo en esta red social para poder usarlo.
Skype
Con esta herramienta se puede chatear y reunirse con el resto de los compañeros. El aspecto más diferenciador es que se puede llamar a teléfonos móviles y fijos, además de hacer videoconferencias con el uso de la aplicación en el ordenador o en un dispositivo móvil.
Zoom
Es otra de las soluciones para comunicarse directamente con otras personas. Según su uso, podemos:
- Convocar y organizar reuniones
- Realizar seminarios web con vídeos
- Construir salas de conferencias para habilitar la colaboración
- Llamar con el sistema telefónico
- Mandar mensajes instantáneos
Adobe Connect
Es una herramienta extraída del famoso Adobe. El elemento diferenciador de este canal es que, a parte de realizar conferencias con el resto de los miembros del equipo, en la pantalla se pueden hacer encuestas, anotaciones…
Whereby
También es un buen canal para las videollamdas, aunque limita su uso según la suscripción que se tenga. En concreto, el perfil gratis puede ser controlado por un usuario al que deja invitar a 4 miembros a una reunión
Por otro lado, el perfil pro también es gestionado por un solo usuario, pero el número de participantes aumenta a 12 con hasta 3 reuniones. Y el perfil business facilita el acceso a múltiples usuarios con hasta 50 participantes en 10 reuniones diferentes.
Para almacenar documentos
Es imprescindible contar con un espacio colectivo en el que se puedan almacenar y compartir archivos con el resto de los empleados.
Google Drive
Es la herramienta facilitada por Google. Gracias a su capacidad, permite guardar cualquier tipo de archivo y facilita la creación de la cuenta según las necesidades del usuario, pudiendo ser personal o empresarial.
Dropbox
Es otra de las aplicaciones estrella para el almacenamiento de archivos. Con gran flexibilidad podemos compartir documentos, recuperar los que se hayan eliminado, sincronizarlos con el resto de los trabajadores… entre otros.
OneDrive
Microsoft ofrece esta herramienta para que cada persona guarde sus archivos en una zona personal y comparta con el resto en la zona común. Como consecuencia de su buen funcionamiento, facilita su acceso sin necesidad de estar conectado a Internet.
Estas son las principales herramientas que salvarán a tu empresa de no quedarse atrás por falta de medios. Son canales que permiten la continuidad de la actividad de tu organización, y aunque existen más, según los gustos de cada uno podrás encontrar el tuyo.
Únete al teletrabajo dentro de tus posibilidades para luchar contra el COVID-19 y facilita a tu equipo las herramientas necesarias para garantizar el trabajo individual y conjunto. Porque hoy más que nunca, es imprescindible comunicarse con tus empleados, con tus clientes y con tu comunidad.
